メールや手紙を送る

「校正」の必要性

「校正」という言葉をご存知ですか？ 印刷物などで仮刷りと原稿を照らし合わせ、文字の誤りを正し、体裁を整えることです。
校正をするときに、特に注意しなければならないポイントは数字です。例えばお客様に案内する印刷物の日付や会社の電話番号、商品価格などに誤りがあると、大きなトラブルにつながります。
校正が必要なのは印刷物だけではありません。メールも同様です。約束の日時などを決める際は、送信前に必ず見直しましょう。

メール送信のトラブル対処法

応募時や仕事でメールを活用することが多くなってきています。
メールは原則、1通につき1案件、簡潔さが求められるので拝啓、時候の挨拶、敬具を省く、などがマナーです。
もし、下書きの段階でうっかり送信ボタンをクリックしてしまった場合、すぐに電話かメールでお詫びをして、改めて送り直しましょう。その際は「先ほどは下書きのまま送ってしまいました。申し訳ございません」と一言お詫びの言葉を添えましょう。

メールでの問い合わせ

興味を持った企業へ問い合わせをする際、最近では電話でなくメールというケースが増えています。確かに便利な連絡方法なのですが、注意すべき点もあります。
メールは簡潔な文章が良いとされていますが、自分の氏名、連絡先等を必ず記載し、言葉遣いも含めてビジネス文書として必要なマナーを守ったものにしてください。
また、先方の社名、担当者名を間違えるのは厳禁。そして、返信を頂いたら必ずお礼のメールを返すことも忘れずに。

ビジネスでメールを使う場合には、「読んでもらえる」、「理解してもらえる」メールを書くことが重要です。
そのためには、メール1件に一つの用件にし、件名は、整理して保存する際に分かりやすいものにしましょう。本文の文字数は、一画面に入るだけの分量で書きましょう。行数は30行程度で一行の文字は35文字を目安にしてください。
ビジネスの場では、受信者が同僚の場合もあれば、上司やお客様の場合もあります。受信者と自分との関係を考え、言葉遣いなどに注意しながら、受信者の立場になって、誤解されないような乱暴な書き方をしないことが大切です。
画面上で文章を何度か読み直してから送信するように習慣づけて、書き間違いを未然に防ぎましょう。

また、メールは手軽なツールですが、万能ではありません。スケジュールの変更など双方の意思を確認しながら進めるような場合には、電話での連絡のほうが適しています。